Informacja o przetwarzaniu danych osobowych

1. Wprowadzenie

Spółka CoolPeople Sp. z o.o., NIP 8952014114, z siedzibą ul. Żelazna 2, 40-851 Katowice, KRS: 0000425690  (dalej „CoolPeople", „administrator", „my"), przykłada należytą wagę do ochrony Państwa danych osobowych.

CoolPeople Sp. z o.o. jest częścią grupy CoolPeople, która prowadzi działalność w zakresie świadczenia profesjonalnych usług IT oraz innych usług technologicznych, dostarczania zasobów IT, usług rekrutacyjnych i staffingowych. W ramach tej działalności przetwarzamy dane osobowe kandydatów i specjalistów IT, współpracowników zewnętrznych, osób kontaktowych naszych klientów, partnerów biznesowych, dostawców, odwiedzających nasze strony internetowe oraz innych osób, które się z nami komunikują.

Celem niniejszego dokumentu jest poinformowanie Państwa, zgodnie z rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 (ogólne rozporządzenie o ochronie danych, dalej „RODO") oraz z ustawą z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych (Dz.U. 2018 poz. 1000), o tym, jakie dane osobowe przetwarzamy, w jakim celu, na jakiej podstawie prawnej, komu je udostępniamy oraz jakie prawa Państwu przysługują w związku z ich przetwarzaniem.

Przy przetwarzaniu danych osobowych przestrzegamy zasad zgodności z prawem, rzetelności i przejrzystości, ograniczenia celu, minimalizacji danych, prawidłowości, ograniczenia przechowywania, integralności i poufności (art. 5 RODO).

2. Jakie dane osobowe przetwarzamy

W zależności od kategorii osób, której dane dotyczą, do której Państwo należą (zob. część 6), przetwarzamy w szczególności następujące kategorie danych osobowych:

• Dane identyfikacyjne — imię i nazwisko, tytuł, data urodzenia, a w przypadku przedsiębiorców NIP i REGON;
• Dane kontaktowe — adres do doręczeń, adres e-mail, numer telefonu;
• Dane zawodowe — stanowisko, informacje o kwalifikacjach, wykształceniu, ukończonych kursach i certyfikatach, doświadczeniu zawodowym, znajomości języków;
• Dane dotyczące współpracy — dostępność czasowa, oczekiwania finansowe (oczekiwane wynagrodzenie / stawka), preferencje projektowe;
• Dane rozliczeniowe i płatnicze — numer rachunku bankowego, dane do faktury;
• Dane z komunikacji — treść korespondencji e-mailowej i innej, dane wprowadzone do formularzy kontaktowych;
• Dane techniczne ze strony internetowej — adres IP (przetwarzany co do zasady w formie zanonimizowanej do celów statystycznych), typ przeglądarki i systemu operacyjnego, informacje o Państwa aktywności na stronie.

Co do zasady nie przetwarzamy szczególnych kategorii danych osobowych (art. 9 RODO) i prosimy o ich nieprzekazywanie.

3. Cele przetwarzania danych osobowych

Państwa dane osobowe przetwarzamy w szczególności w następujących celach:

• świadczenie usług — pośredniczenie we współpracy między specjalistami IT a klientami, udostępnianie zasobów IT i usług technologicznych;
• rekrutacja — wyszukiwanie, kontaktowanie i ocena kandydatów na stanowiska i do projektów;
• komunikacja z klientami i kandydatami — obsługa zapytań, czynności zmierzające do zawarcia i wykonania umowy;
• wykonanie obowiązków umownych — obsługa stosunku umownego, fakturowanie, ewidencja;
• zarządzanie relacjami biznesowymi — ewidencja klientów, partnerów i dostawców;
• marketing — informowanie o nowościach, usługach i możliwościach, które mogą Państwa zainteresować;
• wypełnianie obowiązków prawnych — w szczególności w zakresie rachunkowości i podatków;
• ochrona roszczeń prawnych — ustalenie, dochodzenie i obrona roszczeń prawnych, obsługa reklamacji i sporów;
• działanie i bezpieczeństwo strony internetowej oraz pomiar jej ruchu.

4. Podstawa prawna przetwarzania

Każde przetwarzanie odbywa się na jednej z następujących podstaw prawnych zgodnie z art. 6 ust. 1 RODO:

• wykonanie umowy [art. 6 ust. 1 lit. b] — pośredniczenie we współpracy, wykonanie umów z klientami, specjalistami IT i współpracownikami, a także podjęcie działań przed zawarciem umowy na Państwa żądanie;
• wypełnienie obowiązku prawnego [art. 6 ust. 1 lit. c] — w szczególności zgodnie z przepisami o rachunkowości i przepisami podatkowymi;
• prawnie uzasadniony interes [art. 6 ust. 1 lit. f] — informowanie o nowościach i możliwościach, zarządzanie i rozwój relacji biznesowych, ochrona roszczeń prawnych, bezpieczeństwo sieci i strony, a także wewnątrzgrupowe przekazywanie danych do wewnętrznych celów administracyjnych (część 7);
• zgoda [art. 6 ust. 1 lit. a] — w przypadkach, gdy jest wymagana, w szczególności w celu przekazania danych partnerom biznesowym oraz w odniesieniu do marketingowych plików cookie; zgodę można w każdej chwili wycofać.

Marketing prowadzony drogą elektroniczną (e-mail, SMS, telefon) wymaga dodatkowo odrębnej zgody zgodnie z ustawą Prawo telekomunikacyjne oraz ustawą o świadczeniu usług drogą elektroniczną, niezależnie od podstawy przetwarzania danych osobowych wskazanej powyżej.

Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem. Przetwarzanie oparte na prawnie uzasadnionym interesie prowadzimy dopiero po ustaleniu, że nasz interes nie jest nadrzędny wobec Państwa praw i wolności.

5. Źródła danych osobowych

Dane osobowe pozyskujemy:

• bezpośrednio od Państwa — podczas komunikacji, rejestracji, wypełnienia formularza lub w toku współpracy;
• od naszych klientów — dane kontaktowe ich pracowników w związku ze świadczeniem usług;
• ze źródeł publicznych i platform zawodowych — w szczególności z zawodowych sieci społecznościowych (np. LinkedIn) i portali pracy, gdy poszukujemy odpowiednich kandydatów.

Jeżeli pozyskamy Państwa dane ze źródła innego niż bezpośrednio od Państwa (w szczególności z platform zawodowych), poinformujemy Państwa zgodnie z art. 14 RODO o źródle danych i o przetwarzaniu najpóźniej w ciągu jednego miesiąca od ich pozyskania lub przy pierwszej komunikacji z Państwem.

6. Kategorie osób, których dane dotyczą

Przetwarzamy dane osobowe następujących kategorii osób: kandydaci i specjaliści IT; współpracownicy zewnętrzni; pracownicy i osoby kontaktowe klientów; partnerzy biznesowi; dostawcy; osoby odwiedzające strony internetowe; inne osoby komunikujące się z nami.

7. Kto przetwarza Państwa dane osobowe

Państwa dane osobowe przetwarzamy jako administrator, ponieważ ustalamy cele i sposoby ich przetwarzania.

Do wewnętrznych celów administracyjnych możemy przekazywać Państwa dane osobowe innym spółkom grupy CoolPeople, na podstawie naszego prawnie uzasadnionego interesu zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. f RODO w związku z motywem 48 RODO. Spółkami grupy są w szczególności:

Republika Czeska

• CoolPeople Technology a.s., ID 29034400, z siedzibą przy ul. Na Strži 2097/63, Krč, 140 00 Praga 4
• CoolPeople Holding s.r.o., ID 05288398, z siedzibą przy ul. Na Strži 2097/63, Krč, 140 00 Praga 4
• CoolPeople Personal s.r.o., ID 24158216, z siedzibą przy ul. Na Strži 2097/63, Krč, 140 00 Praga 4
• CoolPeople Services s.r.o., ID 24138011, z siedzibą przy ul. Na Strži 2097/63, Krč, 140 00 Praga 4

 Republika Słowacka

• CoolPeople s.r.o., ID 45 614 903, z siedzibą przy ul. Karadžičova 8, Bratysława – dzielnica Ružinov, 821 08
• CoolPeople Personal s.r.o., ID 56 871 201, z siedzibą przy ul. Karadžičova 8, Bratysława – dzielnica Ružinov, 821 08

 Austria

• CoolPeople GmbH, FN 446661f, z siedzibą przy ul. Mariahilfer Straße 71, 1060 Wiedeń

 Szwajcaria

• CoolPeople Switzerland GmbH, CHE-367.502.928, z siedzibą przy ul. Kreuzstrasse 26, 8008 Zürich

Status spółek grupy. Poszczególne spółki grupy występują co do zasady jako odrębni administratorzy, z których każdy ustala cele i sposoby przetwarzania dla własnej działalności. Jeżeli przy konkretnym przetwarzaniu dochodziłoby do wspólnego ustalania celów i sposobów (np. wspólnie prowadzona baza kandydatów), dane spółki występowałyby jako współadministratorzy zgodnie z art. 26 RODO i zawarłyby odpowiednie uzgodnienie; jeżeli dana spółka działa wyłącznie na polecenie innej, jest podmiotem przetwarzającym zgodnie z art. 28 RODO.

Państwa dane osobowe udostępniamy ponadto podmiotom przetwarzającym i innym odbiorcom, w szczególności: dostawcom usług i systemów IT oraz chmurowych; dostawcom narzędzi do rekrutacji i zarządzania relacjami (ATS/CRM); dostawcom usług księgowych, podatkowych i prawnych; organom władzy publicznej, jeżeli wymagają tego przepisy prawa. Z każdym podmiotem przetwarzającym mamy zawartą umowę powierzenia przetwarzania danych osobowych zgodnie z art. 28 RODO.

8. Przekazywanie danych poza EOG

Dane osobowe przetwarzamy co do zasady na terenie Unii Europejskiej i Europejskiego Obszaru Gospodarczego. Jeżeli dochodzi do przekazania do państwa trzeciego (np. gdy korzystamy z dostawcy spoza EOG), zapewniamy, aby odbywało się to wyłącznie przy spełnieniu warunków rozdziału V RODO (art. 44–49) — w szczególności na podstawie decyzji stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony (art. 45) lub standardowych klauzul umownych przyjętych przez Komisję Europejską (art. 46).

9. Okres przechowywania danych

Dane osobowe przechowujemy jedynie przez okres niezbędny do realizacji celu przetwarzania, a następnie przez okres wymagany przepisami prawa lub odpowiadający naszemu prawnie uzasadnionemu interesowi:

• przez czas trwania stosunku umownego, a następnie przez okres biegu odpowiednich terminów przedawnienia;
• przez okres wymagany przepisami o rachunkowości i przepisami podatkowymi (co do zasady;
• dane kandydatów przetwarzane na podstawie zgody przez lub do czasu wycofania zgody;
• pliki cookie przez okres wskazany w części 12.

10. Bezpieczeństwo danych osobowych

Wdrożyliśmy odpowiednie środki techniczne i organizacyjne w celu zapewnienia bezpieczeństwa danych osobowych oraz ochrony przed nieuprawnionym lub przypadkowym dostępem, zmianą, zniszczeniem, utratą lub niewłaściwym wykorzystaniem. Dane osobowe przetwarzają wyłącznie upoważnione osoby zobowiązane do zachowania poufności; uprawnienia dostępu są zarządzane i regularnie weryfikowane.

11. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji i profilowanie

Przy przetwarzaniu Państwa danych osobowych nie dochodzi do zautomatyzowanego podejmowania decyzji wywołującego wobec Państwa skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na Państwa wpływającego, w rozumieniu art. 22 RODO. W obszarze marketingu i działania strony możemy stosować pliki cookie oraz narzędzia pomiarowe i targetujące; mogą Państwo wyrazić sprzeciw wobec ich stosowania (zob. część 13).

12. Państwa prawa

W związku z przetwarzaniem danych osobowych przysługują Państwu następujące prawa, które można w każdej chwili zrealizować za pośrednictwem danych kontaktowych wskazanych w części 14:

• prawo dostępu do danych osobowych (art. 15 RODO);
• prawo do sprostowania danych nieprawidłowych i uzupełnienia niekompletnych (art. 16);
• prawo do usunięcia danych („prawo do bycia zapomnianym", art. 17);
• prawo do ograniczenia przetwarzania (art. 18);
• prawo do przenoszenia danych (art. 20);
• prawo do sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie oraz wobec marketingu bezpośredniego (art. 21);
• prawo do wycofania zgody, jeżeli przetwarzanie opiera się na zgodzie, bez wpływu na zgodność z prawem wcześniejszego przetwarzania;
• prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego.

Organem nadzorczym w Polsce jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych (UODO), ul. Stanisława Moniuszki 1A, 00-014 Warszawa, www.uodo.gov.pl.

Państwa żądanie rozpatrzymy bez zbędnej zwłoki, najpóźniej w ciągu jednego miesiąca; termin ten w skomplikowanych przypadkach może zostać przedłużony o kolejne dwa miesiące. W celu weryfikacji Państwa tożsamości możemy poprosić o podanie dodatkowych informacji.

13. Pliki cookie i podobne technologie

Nasza strona internetowa wykorzystuje pliki cookie i podobne technologie. Stosujemy:

• niezbędne pliki cookie (np. identyfikator sesji, zapis zgód) — na podstawie naszego prawnie uzasadnionego interesu w działaniu strony;
• analityczne i marketingowe pliki cookie oraz narzędzia — na podstawie Państwa zgody; są to w szczególności Google Analytics, Facebook Pixel oraz narzędzie Leady.

Korzystanie z tych narzędzi może wiązać się z przekazywaniem danych do dostawców spoza Europejskiego Obszaru Gospodarczego (w szczególności do USA) — patrz część 8 dotycząca przekazywania danych poza EOG.

Zgodę na pliki cookie, które jej wymagają, mogą Państwo wyrazić, odrzucić lub w każdej chwili zmienić za pośrednictwem ustawień plików cookie na naszej stronie:

Upravit souhlas 

14. Dane kontaktowe i aktualizacja

W sprawach ochrony danych osobowych i realizacji swoich praw mogą Państwo skontaktować się z nami:

• E-mail: dpo@coolpeople.pl
• Adres: Żelazna 2, 40-851 Katowice

Niniejszą politykę możemy od czasu do czasu aktualizować. Aktualna wersja jest zawsze dostępna na naszej stronie internetowej.